Política para la conservación y la eliminación de los documentos y archivos del Ayuntamiento

Conforme a la normativa aplicable el Archivo Municipal recibe todos los expedientes y documentos con más de cinco años de antigüedad o sobre los que haya recaído resolución en firme. Una vez recibidos se elabora por triplicado la correspondiente hoja de transferencia, dando cuenta del contenido de todas las unidades de instalación transferidas y enviando dos ejemplares de la misma a la oficina productora de los documentos.


La consultabilidad de los documentos viene marcada por lo establecido por la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos de la Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía, siendo su acceso libre para algunas series documentales y restringido para otras. El préstamo de los documentos puede ser en sala de consulta para los ciudadanos y físicamente a las oficinas municipales u otras autoridades facultadas para ello. Para regular el préstamo  se debe cumplimentar un formulario detallando el prestatario, el número y fecha de expediente, su denominación y la fecha en que se produce este acto administrativo.
A fin de facilitar el acceso a la información contenida en los documentos se elaboran los correspondientes instrumentos de descripción, que se materializan en inventarios, catálogos, relaciones, índices y bases de datos. Asimismo, se digitalizan determinadas series documentales para evitar el manejo excesivo de los originales y su posible deterioro.
La conservación se lleva a cabo en cinco depósitos de archivo, todos ellos dotados con sistemas de detección y detención de incendios, con cerramientos de seguridad y conectados por alarma con la Policía Local. Estos depósitos son fumigados con periodicidad trimestral y reciben una limpieza permanente.


El Archivo Municipal de Vélez-Málaga contiene documentos desde la incorporación de la ciudad a la Corona de Castilla en el año 1487 y han sido restaurados los que han necesitado esta intervención.
En cuanto a la eliminación de documentos en Archivo Municipal se atiene a lo dispuesto en las Tablas de Valoración aprobadas por la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos de la Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía, siguiendo los plazos temporales marcados y haciendo los muestreos precisos para cada serie documental.